ホテリングとは？注目される理由やメリット・デメリット、導入方法を解説

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2024.12.11

ホテリングとは？注目される理由やメリット・デメリット、導入方法を解説

近年、新たなオフィス活用スタイルとして注目を集めている「ホテリング」をご存知でしょうか。リモートワークの拡大や、コスト削減の動きなどが活発化したことで注目されるようになったスタイルです。

とはいえ、まだまだホテリングの実情については、広く認知されていません。そこで、今回はホテリングとはどのようなオフィス活用スタイルであるのか、ホテリングを導入するメリット・デメリットなどについて、詳しく解説していきます。

ホテリングとは？

ホテリングとは、会社で働く社員が事前に利用する席を予約して、好きな席を自由に使えるオフィス活用スタイルです。

もともとホテリングは、ホテルの「必要時に部屋を借りる」という仕組みから着想を得たものであり、現代のニーズにマッチしているとしてオフィス環境に適用されました。

具体的な活用スタイルは、企業ごとに若干違いはあるものの、主に社員がオフィスを利用する際に、あらかじめデスクや会議室を予約します。その日の気分や、業務内容などに合わせて利用する席を自由に選べる点が人気です。

基本的に固定の席を設けないオフィススタイルであるため、主にフリーアドレス制を取り入れている企業が導入しています。

ホテリングが注目されている理由

なぜ今、ホテリングが注目されるようになったのでしょうか。ここからは、ホテリングが注目を集めるに至った背景について解説していきます。

リモートワークが普及したため

ホテリングが注目されている理由として、まず挙げられるのがリモートワークの拡大です。2020年の新型コロナウイルス感染拡大に伴い、多くの企業がリモートワークを導入しました。

リモートワークの導入に伴い、課題となったのが「固定のデスクの活用」です。自宅で働く社員が増えたことで、これまで当たり前となっていた固定デスクの必要性が下がりました。

社員全員が常にオフィスにいるわけではないため、固定デスクの設置は非効率になりがちです。そのため、ホテリングといったスタイルで、定期・不定期問わず、出社する社員が自由にデスクを選べるような仕組みが注目されているのです。

オフィスにおけるコスト削減が可能であるため

ホテリングが注目されるようになった理由の一つが、オフィスのコスト削減につながることです。

オフィスにはさまざまな経費がかかります。たとえば、オフィス賃料や光熱費、家具費用などの固定費が挙げられるでしょう。しかし、いずれも企業にとって、大きな負担です。

ホテリングを導入することで、必要な作業スペースを最小限に抑えることが可能になります。とくに、リモートワークやハイブリッドワークなどのように、出社する社員が少なかったり、社員の出社時間が短かったりする場合は、活用しきれていない作業スペースも多いでしょう。

ホテリングは、必要最低限の作業スペース・デスク環境に整備できることから、コスト削減をしやすいのが魅力です。

柔軟な働き方を実現できるため

ホテリングが注目されているのは、社員の柔軟な働き方を実現できることが挙げられます。

ホテリングは、社員が働く場所はもちろんのこと、働く時間も自由に選べるのが魅力です。社員一人ひとりが、「今日はこのデスクで働きたい」「明日は同僚と打合せがあるから彼の隣の席を確保したい」など、さまざまな理由で自由に作業場所を選べます。

働き方の自由度の高さは、社員満足度の向上や離職率の低下にもつながり、働き方の柔軟性向上は、企業にとってもメリットが大きいといえるでしょう。

ホテリングのメリット3つ

ホテリングを導入するにあたって、どのようなメリットが得られるのでしょうか。社員の働き方を見直したいと考えている企業担当者は、ぜひメリットをおさえた上でホテリングの導入を検討してみましょう。

コスト削減が可能

ホテリングを導入するメリットとして、まず挙げられるのが「コスト削減が可能」な点です。オフィスに関わる固定費を削減できるため、コスト削減を実現したいときに向いています。実際、リモートワークを導入している場合は、社員全員分のデスクを用意する必要がありません。必要ないオフィススペースを縮小でき、賃料を削減できます。

オフィス関連のコストが圧迫していると感じる企業にとって、ホテリングの導入はおすすめできるスタイルです。

ちなみに、ホテリングはオフィス関連のコストだけではなく、運営に関わるコストも削減できます。オフィスのスペースを縮小することで、電力や清掃費なども使用頻度に応じて削減可能です。

会社の固定費から運用費まで、トータルでコストを削減できる点は、ホテリングの大きなメリットでしょう。

関連記事：コスト削減とは？実施しやすいアイデアやメリット、注意点を解説

スペースを効率的に使える

ホテリングを導入するにあたって、次にメリットとして挙げられるのが「スペースの効率的な活用が可能」な点です。

従来のオフィス形式でよく見る「固定デスク」を廃止することで、オフィススペースを再設計できます。これまでのオフィス設計で課題となっていた「コミュニケーション不足」も、ホテリングに伴い、共有スペースやコラボレーションエリアの拡充につなげることも可能です。

限られたスペースをより効率的に使えるよう、柔軟に設計できる点はホテリングならではのメリットといえます。

社員の働き方の自由度が高まる

そして、ホテリング導入により最大のメリットといえるのが「社員の働き方を自由化できる」点です。

固定デスクではなく、自由にデスクを選べる仕組みであるため、社員はその日の業務内容や気分に応じて、好きな場所で作業ができます。本人が集中できる環境を選びやすくなるだけでなく、生産性や創造性の向上も期待できるでしょう。

また、他部署との交流が少なかったオフィスも、ホテリングに伴い部署ごとの壁がなくなり、交流しやすくなります。複数の部署間での交流が増え、新たなビジネスチャンスが生まれたり、業務に関する理解を深めたりする機会も得られるでしょう。

ホテリングにおけるデメリットとは

ホテリングには魅力的なメリットがありますが、一方で注意したいデメリットも存在します。ここからは、ホテリングのデメリットについて見ていきましょう。

システムの導入が必要

ホテリングにおけるデメリットとしてまず挙げられるのが、「システムの導入が必要」な点です。ホテリングでは、あらかじめ社員が自分の利用したい席を予約しておくことが一般的であるため、予約システムの導入は必須です。

また、予約だけではなく、誰がどこに座っているのか、といった点も明確にしておきたいなら、座席管理に関するシステムの導入も必要でしょう。

現在は、ホテリングの導入で利用できるシステムが多数展開されているため、複数のサービス・システムを比較しながら検討することが重要です。

所属している意識を持ちにくい

ホテリングの導入による意外なデメリットといえるのが、「社員自身が会社や部署などに所属している意識を持ちにくい」点です。

固定デスクがないことで、社員が「自分の居場所」を感じにくくなることがあります。たとえば、新入社員の場合、自分専用のデスクがないため自分のパーソナルなスペースがなく、出勤している感覚を抱きにくい場合があるのです。

また、固定デスクがないため、周辺に座る社員は日々異なります。結果的に、特定の社員と信頼関係を築いたり、チーム内での交流が減少して仕事に影響が出る可能性もあるでしょう。

ホテリングを導入するのであれば、社員が所属している意識を持てるよう工夫することが求められます。

初期投資がかかる

企業にとってホテリングの大きなデメリットとなるのが、「初期投資」の問題です。

たとえば、オフィスのレイアウトを変更したり、オフィスとする拠点を変更したりする場合は、初期投資として高額な費用がかかります。

さらに、デスクの予約システムの導入費用も加わるため、初期段階でかかる費用が高くなりがちです。

また、初期投資だけではなく、運用費もかかります。予約システムは毎月支払う費用であるため、ランニングコストも視野に入れたうえで選ばなければなりません。

さまざまな費用がかかることを踏まえ、ホテリングの導入を検討することが大切です。

ホテリングの導入するためのステップ

ホテリングを導入するにあたって、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか。ホテリングの導入を検討している方は、ぜひ以下の手順を参考にしてみてください。

現在のオフィス利用状況を分析する

ホテリングを導入する際には、まず現在のオフィスの利用状況を把握・分析する必要があります。

どれくらいの社員が出社しているのか、出社している時間はどの程度なのか、スペースはどれくら利用されているのかなどを調査しましょう。現在のオフィス利用状況を分析することで、どの程度のスペースが適切かを把握できます。

必要なスペース・環境を把握するためにも、まずは現在のオフィスの利用状況を確認してみましょう。

導入するシステムを選ぶ

現在のオフィス利用状況をある程度把握できたら、どのようなシステムを導入すべきかを検討します。

まず検討すべきなのが、デスクの予約システムです。出社社員の割合等に応じて、予約システムを選びましょう。デスクの予約システムの多くは、利用人数ごとに費用が設定されていることが多いため、想定される利用人数と照らし合わせて選ぶと無駄のないコストで導入が可能です。

また、離れていてもコミュニケーションを交わせるようなシステム・ツールも導入を検討しましょう。例えば、チャットツールやオンライン会議ツールなどが挙げられます。利用しているデスクの場所や、出社の有無に関わらず円滑にコミュニケーションを交わすためにも、ぜひ導入しておきましょう。

社員に案内・周知する

ホテリングの方向性が必要な環境、システムなどが固まってきたら、社員に案内・周知を進めていきます。

ホテリングを導入することや新しいシステムを利用することなどをきちんと説明し、理解を得ておくことが重要です。

特に、新しいシステムに抵抗がある社員がいる可能性がある場合は、事前に十分に説明したり、マニュアルやトレーニング体制を整備しておくことがおすすめです。

レイアウトを変更する

ホテリングに伴い、オフィスレイアウトを見直しましょう。作業エリアや共有スペース、休憩スペースをバランスよく配置することがおすすめです。

あらかじめ、現状のオフィスの課題を洗い出しておくと、レイアウトの変更を考える際のヒントにもなります。「使いにくいところ」「理想の環境」などを社員にヒアリングしておくこともおすすめです。

日々働く社員が、最大限にパフォーマンスを発揮できるような環境を目指し、レイアウトのイメージを固めていきましょう。

運用と改善を繰り返す

オフィスのレイアウト変更やシステムの導入まで完了したら、実際にホテリングとしてオフィスを運用していきます。とはいえ、ホテリングは導入したら終わりではありません。

定期的に社員からフィードバックをもらいながら、改善を繰り返していくことも重要です。なぜなら、いざ運用が始まってから課題が見つかったり、もっと改善できる点が発覚したりすることが多いからです。

専用のアンケートフォームを作って、社員からの声を集め、オフィス環境がより社員のニーズを満たせるようにしていきましょう。

ホテリングを成功させるためのポイント

ホテリングを成功させるにあたり、どのようなポイントをおさえておくべきなのでしょうか。ここからは、ホテリングを成功させるためのポイントについて、詳しく見ていきましょう。

使いやすい予約システムを導入する

ホテリングを成功させるためのポイントとして、ぜひおさえておいてほしいのが「使いやすい予約システムの導入」です。

なるべく、機能性がシンプルで、なおかつ直感的に操作できる予約システムを導入しましょう。機能が豊富であるほうが便利なイメージがありますが、使いこなせないケースもあります。また、機能が豊富であることが理由で、使い方も煩雑になっているシステムも少なくありません。

予約システムを選ぶ際には、機能性や見た目がシンプルであること、社員が簡単に利用できること、などを重視して厳選してください。

ルールは適宜見直して改善する

ホテリングに関するルールは、適宜見直して定期的に改善していきましょう。ホテリング導入当初に作成したルールは、運用を進めていくにつれて合わなくなっていくことがあります。

社員数や出社率の変化、ワークスタイルの変化、事業拡大など、さまざまな理由で、ルールを変更しなければならない場合があるのです。

そのため、ルールは定期的に見直して、常に現状のオフィス環境にマッチするように調整しましょう。

社員からレビューしてもらう

ホテリングを成功させるためにも、とくに重視すべきポイントが社員からのレビューです。実際にホテリングを導入してみて、社員がどう感じているのかを把握することは重要でしょう。

例えば、「予約したものの、後からキャンセルしたいときに分かりにくい」「会議室が少なくなったことで打合せできる機会が減ってしまった」など、思わぬ弊害が生じていることもあるかもしれません。

働きやすさの改善のために導入したホテリングが、かえって働きにくさを生んでいるようでは本末転倒です。

そのため、実際に利用する社員からのレビューを積極的に集め、スペースの利用状況や社員満足度を確認しましょう。その上で、必要に応じて改善を重ねていくことが大切です。

ホテリング以外のおすすめワークスタイル3選

ホテリングは、柔軟なワークスタイルを実現するうえでメリットが大きい働き方です。しかし、一方でホテリング以外にもメリットの大きい働き方があります。ここからは、ホテリング以外にもおすすめできるワークスタイルについてご紹介します。

サテライトオフィスの活用

ホテリング以外にメリットの大きいワークスタイルとして、「サテライトオフィスの活用」が挙げられます。サテライトオフィスとは、本社等の主要のオフィスから離れた場所に設置するオフィスのことです。

「衛星」を意味するサテライトが由来の言葉であり、本社を中心とした別の拠点として設けられます。

社員の居住エリアに近い場所にサテライトオフィスを設けられるため、社員の通勤負担を軽減できるといったメリットがあります。

さらに、新たなビジネス拠点としても設置できるため、地方への事業展開でもサテライトオフィスは人気です。

富士宮市では、富士宮サテライトオフィス誘致を推進しており、いつでも地方に拠点開設を検討中の企業の相談を受け付けています。

地方進出や、社員の働き方改善などを検討している方は、ぜひ「富士宮サテライトオフィス」をご覧ください。

【富士宮サテライトオフィス】
窓口　　：富士宮市産業振興部商工振興課
電話番号：0544-22-1154
公式HP ：https://fujinomiya-so.com/

コワーキングスペースの活用

ホテリング同様に、現代の働き方のニーズに答えたワークスタイルとして「コワーキングスペースの活用」があります。

コワーキングスペースとは、フリーランスや企業の社員、スタートアップなどが共同で利用するオフィススペースのことです。個別の専用オフィスを持たずに、共用のデスクや会議室を利用でき、柔軟な働き方を実現できる場所です。

インターネット環境やデスク環境などが整備されているため、ビジネスに必要な機能をすぐに利用できます。

サテライトオフィスと同じく、本社とは異なる拠点として社員ごとに契約するケースも多いのが特徴です。

ちなみに、富士宮市にはコワーキングスペース「Connected Studio i/HUB」が展開されています。オフィス勤務が負担な社員が利用したり、リモートワークであるものの自宅では集中できないといった方に多く利用されています。

初期費用やランニングコストも安価なスペースであるため、まずは一度、「Connected Studio i/HUB」にて、自社での導入を検討してみてください。

【Connected Studio i/HUB】

住所　　：静岡県富士宮市大宮町31 澤田ビル1F/2F
営業時間：9：00～18：00（月額会員は24時間利用可能）
休業日　：土曜日・日曜日・祝日・その他
電話番号：0544-66-6880
公式HP　：https://connectedstudioihub.com/access/

シェアオフィス

シェアオフィスは、複数の企業・個人がオフィスをシェアするイメージで利用できる場所です。コワーキングスペースとは異なり、固定のデスクや専用のデスク、小規模な専用個室などがあります。

一般的なオフィスを借りる場合と比べて、賃料などの固定費が安価な点が特徴です。プライベートな環境を確保しつつ、他の利用者との交流も深めやすいのがシェアオフィスのメリットといえます。

オフィス感覚で利用できる拠点が欲しい場合には、シェアオフィスも選択肢の一つとして挙がるでしょう。

まとめ｜ホテリングだけでなく「サテライトオフィス」もおすすめ

今回はホテリングについてご紹介しました。

ホテリングは、オフィススペースの効率化とコスト削減を同時に実現する手法です。リモートワークが一般化したことで、ホテリングのような柔軟な働き方を採用する企業が増えています。ただ、デメリットもあるワークスタイルであるため、導入前に自社社員のニーズにマッチするかを調査しておきましょう。

また、ホテリングだけではなく、「サテライトオフィス」「コワーキングスペース」などもおすすめです。ぜひ、自社の理想や課題と照らし合わせながら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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