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サテライトオフィスの使い方｜おすすめの活用方法や企業の導入事例を紹介
企業にとって身近になりつつある「サテライトオフィス」について、どのような使い方ができるのか気になる方は多いのではないでしょうか。実際、サテライトオフィスはさまざまな目的・用途で利用されていて、その使い方は幅広いことが特徴です。
とはいえ、具体的にどのような使い方ができるのかを把握していないと、自社で導入すべきか否かの判断が難しいものでしょう。そこで、今回はサテライトオフィスの使い方や導入までのステップ、企業の導入事例などについて紹介します。
サテライトオフィスの効果的な使い方
サテライトオフィスはどのような使い方ができるのでしょうか。さっそく、サテライトオフィスにおける効果的な使い方について解説していきます。
事情により自宅で仕事ができない従業員の作業場所として使う
サテライトオフィスの使い方として、まず挙げられるのが「従業員の作業場所としての活用」です。リモートワークに切り替えたものの、同居している家族がいたり、インターネット環境が整備されていなかったりと、自宅での作業が難しい従業員は少なくありません。
そんな「自宅で仕事ができない従業員」のための作業場所として、サテライトオフィスは重宝されています。サテライトオフィスは、デスクや椅子などの作業環境が整っているだけではありません。安定したネット環境が整っている上に、プリンターや会議室、電話BOX（電話が可能な個室）などの設備も充実していることが多いです。
会社に出勤しているときとほぼ同様の設備に囲まれて作業ができるため、生産性やパフォーマンスが低下する心配もありません。
集中力を維持するために使う
「自宅での仕事は集中できない」「上司の監視がないからついサボってしまう」といった従業員にとって、リモートワークで集中することは難しいのが現状です。しかし、サテライトオフィスであれば、他の利用者の目があるため、だらけにくいといったメリットがあります。
実際、「自宅ではだらけてしまうが、カフェに行くとやる気が出る」といった経験をしたことがある方は多いでしょう。周囲に人がいるだけで、監視されているときと似たような感覚になるため、自然と業務に向かいやすくなるのです。
また、サテライトオフィスの場合、基本的に他の利用者も仕事をしているため、周囲の刺激を受けてより仕事に向かいやすくなるでしょう。
会議室・個室を利用してオンラインミーティングをする
サテライトオフィスは、「会議のみ」「ミーティングのみ」といった利用が可能です。そのため、自宅のネット環境ではオンラインミーティングの接続が不安定になってしまう方にもおすすめできます。
個室を利用すれば、他の利用者に会議の内容を聞かれてしまう心配もありません。サテライトオフィスに複数人が集まって会議やミーティングを行うことも可能です。オンライン・オフライン、いずれにも対応しているのがサテライトオフィスの魅力であるため、都合に合わせて積極的に活用していきましょう。
遠方に住む従業員の勤怠管理を効率化するために使う
リモートワークの課題である「勤怠管理」は、サテライトオフィスを活用することで解決できます。サテライトオフィスによっては、タイムカードを導入していたり、専用のIDで入退室を記録できたりするため、従業員が何時にサテライトオフィスに入室、何時に出ていったのかなどを正確に把握することが可能です。
自宅で働いていると、何時に業務を開始したのかが不明確になりやすいため、サテライトオフィスは勤怠管理においてメリットが大きいでしょう。遅刻・欠席・早退などもきちんと把握できるため、遠方に住む従業員の勤怠管理を効率化したいときに便利です。
サテライトオフィスの利用手順
サテライトオフィスを導入するにあたって、どのような手順で進めていけば良いのかは気になるポイントです。ここからは、サテライトオフィスの利用手順について触れていきますので、導入・利用時の参考にしてみてください。
導入目的を明確にする
まずは、サテライトオフィスの導入目的を明確にしましょう。導入目的が不明確であると、どのようなサテライトオフィスを選ぶべきか、そもそもサテライトオフィスが必要であるかの判断ができなくなってしまいます。
「リモートワークでも生産性を上げるため」「地方の人材を獲得するため」「ライフスタイルの変化に伴う離職を回避するため」など、会社によってさまざまな目的があるはずです。
まずは、自社がどのような目的でサテライトオフィスの導入を検討しているのかを確認してみてください。
業務の進め方・進捗管理の方法を明確にする
サテライトオフィスを導入する前に、導入後の仕組みづくりを進めていきましょう。離れた場所で共に仕事をしながらも、円滑に業務を進めたり、適切に進捗管理をしたりするためにも、仕組みづくりは欠かせません。
必要に応じて外部の業務効率化・円滑化ツールを活用したり、連絡に関するルールを設けたりしましょう。最近では、タスク管理ツールや、スケジュール共有サービス、カレンダー共有ツール、プロジェクト管理ツールなどがさまざまな企業で導入されています。
サテライトオフィスを導入し、離れて作業する従業員が増えると、コミュニケーション不足によるミスや進行遅れなどが生じる可能性があります。場合によっては、「仕事がやりづらくなった」といった従業員も現れるかもしれません。結果的に、従業員の満足度低下を招くことになりかねないため、事前のルール作りや周知は徹底しておきましょう。
利用人数・利用エリアを洗い出す
サテライトオフィスを導入する前の仕組みづくりが整ったら、利用人数や利用エリアを洗い出していきましょう。どこのエリアに何人が利用する予定であるのかを明確にしておくことで、予算と照らし合わせたり、必要なエリアを絞ったりしやすくなります。
また、サテライトオフィスは全ての都道府県・市区町村で展開されているわけではありません。エリアによってはサテライトオフィスが展開されていないケースもあります。そのため、そもそも検討している地域にサテライトオフィスが展開されているのかをリサーチすることも重要です。
予算と照らし合わせた上で利用先を決定する
サテライトオフィスは、対応している施設や契約内容、利用時間、利用人数などによって費用が大きく異なります。そのため、まずは予算を明確にした上で、利用先を選ぶことが重要です。
一般的に、サテライトオフィスの相場は、月額4万円～30万円ほどといわれています。価格帯が幅広い理由は、エリアによって費用差が大きいことが挙げられます。現状、都心や郊外が高額な傾向にあり、地方は安価なサテライトオフィスが多い傾向にあるのです。
また、利用料のほか、初期費用や保証金なども発生するため、予算と照らし合わせた上で無理なく利用できるサテライトオフィスを探す必要があります。
契約
利用するサテライトオフィスを決定したら、契約へと進んでいきます。きちんと見積もりや契約内容には目を通し、不明点を解消した上で契約しましょう。とくに、費用や契約期間、利用時間などはサテライトオフィスによって大きな違いがあるためチェックしておく必要があります。
また、セキュリティ面について、万が一、地震や火災などがあったときの補償など、思わぬ損害時の対応についても確認しておきましょう。
利用開始
契約が完了し、初期費用などの支払いが済んだらサテライトオフィスが利用できるようになります。利用方法や入退室の方法、利用時のルールなどはサテライトオフィスによって異なるため事前に確認しておきましょう。
利用する従業員がスムーズにサテライトオフィスを活用できるよう、利用マニュアルとして整備しておくこともおすすめです。
あらかじめ利用マニュアルを設けておくと、今後さらにサテライトオフィスの拠点を増やすときに新しく利用する従業員の利用もスムーズになります。
企業におけるサテライトオフィスの活用事例
ここからは、企業におけるサテライトオフィスの活用事例についてご紹介します。どのようにサテライトオフィスが活用されているのか、ぜひ参考にしてみましょう。
味の素株式会社
食品の大手企業として知られている「味の素株式会社」では、サテライトオフィスを積極的に活用しています。同社では「どこでもオフィス」の制度を導入していて、全国140拠点にも及ぶサテライトオフィスと契約しています。
また、完全リモートワークではなく、出社頻度は週に1回以上としています。とはいえ、出社とリモートワークのハイブリッドであることから、それぞれの良いところ取りができているといえるでしょう。
さらに、同社ではサテライトオフィスで経営会議を実施しているといった事例もあります。経営に携わる社員が、率先してサテライトオフィスの活用について周知を図っているのが特徴です。
参考：厚生労働省：導入事例 味の素株式会社|テレワーク総合ポータルサイト
住友商事株式会社
大手商社として国内外で事業を展開している住友商事株式会社では、サテライトオフィスでの作業を前提としたテレワーク制度を取り入れています。全国200拠点のサテライトオフィスと契約していて、都市部・地方問わずに働けるのが魅力です。
さらに、首都圏にも多くのサテライトオフィスを設置しているため、都内在住の従業員がより自宅から近い場所で働けるように配慮されています。
また、同社では会社が業務用の端末などを貸与しているため、サテライトオフィスであっても社内で働いているときと同様の働き方を実現できています。
業務の円滑化のために、勤務状況やスケジュールなどの共有ルールも整備されていて、テレワークにありがちな課題の解決にも努めています。
参考：厚生労働省：導入事例 住友商事株式会社|テレワーク総合ポータルサイト
株式会社ダンクソフト
株式会社ダンクソフトは、サテライトオフィスを活用した人材確保の成功事例として注目を集めています。ICTコンサルティング事業を展開している同社では、徳島県にサテライトオフィスを設置しました。この背景には、徳島県での勤務を希望していた従業員に向けた配慮があります。
同社では、徳島県での勤務を希望していながら、東京への転勤を命じられるケースが少なくありませんでした。そのうえ、転勤を命じられたことで退職する従業員も多かったのです。そういった「転勤を理由に退職した元従業員」のために、同社はサテライトオフィスを徳島県に設置しました。
その結果、退社した従業員を再度雇用へとつなげることができ、優秀な人材の流出・離職を防ぐことに成功したのです。サテライトオフィスと聞くと大手企業が導入するイメージが強いですが、実際は株式会社ダンクソフトのような中小企業の成功事例も多数存在します。
参考：厚生労働省：導入事例 株式会社ダンクソフト|テレワーク総合ポータルサイト
コワーキングスペースの利用もおすすめ
サテライトオフィスと同様に、近年注目を集めているのが「コワーキングスペース」です。サテライトオフィスのように作業場所として利用できるのが特徴ですが、カフェのような感覚で気軽に利用できる上に、利用料が安価であるといったメリットがあります。
サテライトオフィスorコワーキングスペース、どっちを選ぶべき？
サテライトオフィスとコワーキングスペースのどちらを選ぶべきか、迷う方は少なくありません。結論からいうと、「利用目的や予算によって選択肢が異なる」といえます。
地方の人材を確保したい場合、サテライトオフィスの方が充実していることが多い傾向にあります。コワーキングスペースはまだまだ都心部に集中している上に、地方でも中心地に集中している傾向にあります。そのため、地方に拠点が欲しいのであれば、サテライトオフィスの方が有利です。
ただ、コワーキングスペースの方が安価であったり、時間単位・1日単位で利用できるといったコストや利用の柔軟性の面でメリットがあります。自社の利用目的や予算と照らし合わせながら検討することがおすすめです。
他企業・個人事業主とのつながりを作るならコワーキングスペースがベスト
他の企業とのつながりを作ったり、個人事業主との交流を視野に入れて利用先を検討するのであれば、コワーキングスペースがベストです。そもそもコワーキングスペースは、利用者同士のコミュニケーションが活発な傾向にあります。
利用者自身も他の利用者とのコミュニケーションを目的としていることが多く、コワーキングスペースの利用をきっかけとして、発注先・受注先が見つかることも少なくありません。
また、業種の異なる利用者とのコミュニケーションを通して、新たな視点を得られることもあるでしょう。思わぬビジネスチャンスにつながることもあるため、中小企業にとっては、とくにメリットの大きい選択肢です。
コミュニケーションを大切にしたいと考えている企業や、発注先・受注先のリサーチも兼ねて利用したいと考えている方はぜひ参考にしてみてください。
富士宮市のコワーキングスペースなら「Connected Studio i/HUB」
富士宮市で初となるコワーキングスペースとして「Connected Studio i/HUB」があります。
Connected Studio i/HUBは、JR身延線「富士宮駅」から徒歩1分といったアクセスの良さが魅力です。毎日利用する作業場所として使いやすいコワーキングスペースといえるでしょう。専用駐車場も完備されているため、自家用車でのアクセスも可能です。
インテリアは「仕事に集中できること」「快適に利用できること」を重視して、心地よく作業できるように整備されています。一人で集中したいとき、交流をしたいときなど、さまざまなシーンにマッチするようさまざまな設備を設けているのも魅力です。
1時間単位での利用が可能であるため、月額での契約前にお試しで利用することもおすすめです。ぜひ一度気軽な気持ちで立ち寄ってみてはいかがでしょうか。
【Connected Studio i/HUB】
住所 ：静岡県富士宮市大宮町31 澤田ビル1F/2F
営業時間：9：00～18：00（月額会員は24時間利用可能）
休業日 ：土曜日・日曜日・祝日・その他
電話番号：0544-66-6880
公式HP：https://connectedstudioihub.com/access/
まとめ｜サテライトオフィスを有効活用しよう
今回は、サテライトオフィスの使い方や導入までの手順、企業の導入事例について解説しました。初めてサテライトオフィスを導入する場合、どのような使い方ができるのか、どのようなステップで導入を進めていけばいいのか、などはイメージしにくいものです。
スムーズに導入するためにも、ぜひ本ページの内容を参考にしながら計画的に進めていきましょう。
また、「サテライトオフィス」だけでなく「コワーキングスペース」といった選択肢もあります。
自社・自社グループ専用として利用する「専用型」サテライトオフィスを導入する前に、まずは安価に契約できるコワーキングスペースを利用した「共用型」サテライトオフィスから始めてみるのもいいかもしれません。
自社にはどちらがマッチするのかを検討し、従業員目線で導入できる方を考えてみましょう。