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オフィス改革とは？目的や効果、導入したいアイデアまとめ
働き方改革が求められている今、取り組みの一つとして「オフィス改革」が注目されています。働く従業員のニーズを満たすためにも、中小企業から大企業まで、ぜひオフィス改革は検討してほしい取り組みです。
とはいえ、ここで気になるのが「そもそもオフィス改革とは何か」「オフィス改革として何をするのか」といった点ではないでしょうか。
そこで、今回はオフィス改革の概要や目的、効果のほか、さまざまな企業が導入しやすいアイデアについて詳しく解説します。
オフィス改革とは？
オフィス改革とは、職場を従業員にとって働きやすい環境に整えたり、不便な部分を改善・解消したりすることです。日々、従業員が過ごすオフィスは、少しでも快適かつ仕事のしやすい環境であることが望ましいといえます。
とくに、業務とオフィスの機能がマッチしていなかったり、チームや組織体制とオフィスの構成が合っていなかったりすることは少なくありません。結果的に、従業員の生産性やモチベーションに影響してしまい、企業の成長の妨げとなるリスクがあります。
オフィス改革は、従業員だけではなく会社そのものにもメリットがあるため、現代では多くの企業が取り組みを進めています。
オフィス改革の目的
オフィス改革を実施する目的は、大きく2つが挙げられます。具体的にどのような目的があるのか、以下で詳しく解説します。
業務環境の改善
オフィス改革を実施する目的として、まず挙げられるのが「業務環境の改善」です。オフィスを設けた当初は、当時の業務に合わせて設計していることがほとんどです。しかし、オフィスを設けてから期間が生じると、企業の規模が大きくなったり、従業員が増えたりと環境は変化していきます。
実際、「会議室が足りなくなってきた」「オンライン会議が増えたもののオフィス内の通信環境が不十分」などの課題を抱える企業は珍しくありません。
また、現代のビジネス市場は、目まぐるしい勢いで変化を遂げています。多くの企業が、スピーディーな事業のスタート求められているうえに、チーム体制の変更、組織体制の改善なども積極的に進められている状況です。
状況や環境の変化に伴い、柔軟な働き方ができるようにするためには、オフィス改革が必須であるといえるでしょう。
社外・社内からのイメージアップ
オフィス改革の目的の一つが「社外・社内からのイメージアップ」です。オフィス改革は、さまざまな現場で求められているものの、実現できている企業はまだまだ少数派です。そのため、オフィス改革を実施していることは、企業として大きなアピールポイントとなります。
オフィス改革が実現できれば、社外に対しては信用力の高さをアピールできます。従業員のために積極的にオフィス改革に取り組む姿勢は、取引先から見て信用できる会社というイメージがあるからです。仕事に対しても誠実に向き合う印象を感じられるため、新規顧客の獲得にもつながるでしょう。
また、オフィス改革によって、社内からのイメージアップが実現できれば帰属意識の向上を期待できます。従業員のために会社がオフィス環境を改善しようとする取り組みは、「自分たちが大切にされている」「従業員のために動いてくれる会社」と感じます。従業員がモチベーションを高く持って業務に対応しやすくなり、生産性やクオリティの向上につながるでしょう。
オフィス改革で得られる効果
オフィス改革を実施することで、さまざまな効果を期待することができます。具体的に、どのようなオフィス効果を得られるのか、以下から見ていきましょう。
コミュニケーションが活性化される
オフィス改革を実現することで、コミュニケーションを円滑化することが可能です。チーム内や部署内だけではなく、他のチーム・部署とも交流が図れるようなオフィス改革を実現することで、コミュニケーションの活性化を期待できます。
たとえば、従業員ごとに固定の席を設けず自由に作業場所を選べる「フリーアドレス制」は、コミュニケーションを活性化しやすい仕組みです。一つのフロアにさまざまな部署・チームの従業員が集まるうえに、日々隣の席に座る従業員も異なります。
さまざまな従業員との接点を確保でき、仕事の新たなヒントを得たり、情報交換をしたりするなど、さまざまな刺激があるでしょう。
人手不足を解消しやすい
オフィス改革で得られる効果として、人手不足を解消しやすいことが挙げられます。前述のとおり、オフィス環境を整備・改善することで従業員の帰属意識が高まり、人材の流出を防ぎやすくなるからです。働く従業員としては、自分たちのために社内を整備してもらえたら「会社に守られている」と感じるものです。仮に他の企業に転職した際に、同じような扱いを受けられるかは分からないため、必然的に「今の会社で頑張ろう」と考えるでしょう。
また、新たに人材を募集する際にも、オフィス改革を実現しておくと有利です。快適なオフィスやオシャレなオフィス、ユニークでクリエイティブな感性が刺激されるオフィスなどは、求職者の目に魅力的に映ります。入社・転職先の候補として挙がりやすく、人手を確保しやすいといったメリットがあります。
現代では、多くの企業で人手不足が叫ばれていることもあり、優秀な人材確保は決して簡単なことではありません。だからこそ、人手不足を解消・予防するためにも、オフィス改革は必要です。
セキュリティレベルの向上
オフィス改革では、セキュリティの強化ができるといったメリットがあります。とくに、現在のオフィスで十分にセキュリティ対策を実施できていない場合には効果的です。セキュリティレベルが低いと、社内の機密情報を従業員が持ち出して流出させてしまったり、外部からの攻撃で情報漏洩につながったりしてしまうリスクがあります。最悪の場合、多額の賠償金を支払うことになるため、オフィス改革を通してセキュリティ対策を十分なレベルに整備しましょう。
オフィス改革を通して実施できるセキュリティ対策としては、防犯カメラの設置や入退室管理システムの導入などが挙げられます。また、施錠できる書庫の設置や、DX化でクラウドサービスを導入することもおすすめです。
また、オフィス改革を機に、従業員のセキュリティに対する意識向上を図るのもいいでしょう。ルールの見直しやセキュリティ対策の研修を実施するなど、安全性の高いオフィスを確保するためにも、社内でできることを探してみてください。
長い目で見るとコスト削減が期待できる
オフィス改革は、長い目でみるとコスト削減につながる場合があります。例えば「不要なスペースがある」「リモートワーク導入に伴い使わない部分がある」など、オフィス内に持て余している箇所がある企業は少なくありません。オフィス改革に伴い、思い切ってオフィスを縮小することで、コスト削減が可能です。
また、オフィス改革として、コワーキングスペースなどをサテライトオフィスとして利用すれば、自社でデスクや椅子などを整備する必要がありません。環境整備のための費用が不要であるため、初期費用や最低限の利用費用のみで快適なオフィス環境を準備できます。
とくに、「支社がある」「地方でリモートワークをしている従業員がいる」「地方の優秀な人材も確保したい」といった企業であれば、サテライトオフィスは有効な選択肢です。限られた予算の中で、オフィス環境を整備しやすいでしょう。
オフィス改革で参考にしたいアイデア
一口にオフィス改革と言ってもさまざまなアイデアがあります。具体的にどのようなオフィス改革が実施できるのか、以下で詳しく解説していきます。
サテライトオフィスを設置する
オフィス改革でぜひ検討していただきたいアイデアが「サテライトオフィスの設置」です。サテライトオフィスとは、本社とは別に設ける拠点のことであり、主に地方や遠方などに設置します。事業を展開するエリアを拡大したいときや、地方の人材確保を促進したいときなどに有効です。
近年、サテライトオフィスを導入する企業は増えています。大手企業から中小企業まで、規模を問わずさまざまな分野・領域の企業がサテライトオフィスを設置して全国展開を図っているのです。
ちなみに、静岡県富士宮市では、サテライトオフィスの設置を検討する事業に向けて、地方進出のサポートを行っています。東京まで新幹線で2時間程度といったアクセスの良さも魅力で、本社が都内にある企業からの注目も集まっています。
【富士宮サテライトオフィス】
窓口 ：富士宮市 産業振興部 商工振興課
電話番号：0544-22-1154
公式HP ：https://fujinomiya-so.com/
ラウンジ・カフェなどのスペースを設ける
オフィス改革で、ラウンジやカフェなどのスペースを設ける企業が増えています。休憩するためのスペースとして活用できるだけでなく、従業員同士の交流にもつながり、さまざまな用途で利用できるスペースです。
仕事で煮詰まってしまったときや、疲れてしまったときにリフレッシュできるスペースでもあり、メリハリを持って仕事に向かいやすくなります。
とはいえ、必ずしも広いスペースを確保する必要はありません。オフィスの一角をパーテーションで仕切ったり、業務スペースと休憩スペースの床・壁の色を変えて対応することもおすすめです。
十分な広さが確保できなくても、工夫次第で従業員がくつろげるスペースを作ることはできます。社内ではどのようなスペースを設けられそうか、イメージしてみてはいかがでしょうか。
集中スペースを設ける
集中スペースは、「集中して取り組みたい業務がある」「一定時間もくもくと業務にあたりたい」といった従業員から人気の空間です。一つのフロアで複数人が集うオフィスでは、周囲の話し声や打合せの様子などが気になって作業に集中できないと悩む方が少なくありません。また、他の従業員から声をかけられて、その度に作業が止まってしまうことを問題視する意見もあります。
集中スペースとして1人だけが入れる広さの個室を設ければ、周囲の音が聞こえにくくなり、目の前の作業に没頭しやすくなるでしょう。また、周囲から声をかけられることもなくなるため、貴重な集中したいタイミングをしっかりと作業にあてることができます。
とはいえ、ラウンジ・カフェのスペース同様に、集中スペースも大規模なものである必要はありません。十分な広さがなかったり、予算の都合で個室を設けたりすることが難しい場合には、パーテーションでスペースを区切るだけでも集中スペースとして成り立ちます。また、最近ではデスク用のテントを設置する企業もあり、低コストで集中スペースを完備している事例も多いです。
予算の都合と照らし合わせながら、できる範囲で集中スペースを設けてみてください。
フリーアドレス制を導入する
内装やレイアウトなどの大規模な工事をせず、オフィス改革を実施したいときには「フリーアドレス制の導入」がおすすめです。従来のオフィスとは異なり固定のデスクがないため、従業員は日々好きな席で作業できます。それに伴い、隣に座る従業員も毎日変わるため、仕事上で新たな出会いが得られたり、部署が違うからこそ得られる貴重な情報などに触れる機会が増えるでしょう。ビジネスにおけるチャンスも増えるため、従業員にとっても企業にとってもメリットは大きいといえます。
テレワークを導入する
比較的検討しやすいオフィス改革として挙げられるのが「テレワーク」ではないでしょうか。テレワークは、従業員が自宅で業務を行うワークスタイルのことであり、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、国内で急速に普及が進みました。現在では、テレワークが珍しくなくなったこともあり、新型コロナウイルスの影響が少なくなった今でも、継続している企業は多いです。
また、求職者の転職活動でも、テレワーク導入を応募の条件としている方が少なくありません。人材確保の点から見ても、テレワークはメリットの大きいワークスタイルです。
ちなみに、テレワークの導入は、コストの面で見てもメリットが得られる可能性があります。テレワークを前提とすれば、出勤する従業員は少なくなるものです。その分、規模の小さいオフィスに拠点を移せば、毎月かかるオフィスの費用も節約できるのではないでしょうか。
スタンディングデスクを導入する
オフィス改革として、すぐできる施策ともいえるのが「スタンディングデスクの導入」です。スタンディングデスクとは、立って作業できる高さに調節できるデスクのことです。電動で高さを調節できるため、力の弱い方でも簡単に高さを変更できます。
スタンディングデスクでの作業は、「眠気防止」「運動不足対策」「リフレッシュ」「座りっぱなしによる腰痛予防」などさまざまなメリットがあります。また、立って作業することで、集中力が持続したり、緊張感を持って作業ができたりするといった方も多いです。
安価な製品であれば、1台あたり1万円以下で購入できるため、限られた予算の中でも対応しやすいのではないでしょうか。
コワーキングスペースを利用する
あまり知られていませんが、オフィス改革における施策の一つとしてコワーキングスペースの利用が挙げられます。コワーキングスペースとは、ワークスペースをさまざまな利用者と共有する施設のことです。作業するためのデスクや椅子などはもちろんのこと、通信環境や文房具なども整備されていることがほとんどです。そのため、パソコン1台持ち込むだけで、すぐにでも作業を開始することができます。
ちなみに、富士宮市にはコワーキングスペースとして「Connected Studio i/HUB」があります。固定席やフリー席、テレフォンブース席など用途に合わせて選べる席を複数種類完備しているのが特徴です。また、会議室も2室設けられているため、複数人でのミーティングや打合せなどで活用できます。
さらに、利用者がリフレッシュできるよう「カフェスペース」「みんなの図書館さんかく（サテライトスペース）」などさまざまなサービスを提供しています。利用者1人につき1か月18,700円～で利用できるため、コストパフォーマンスも高めです。
テレワークやサテライトオフィスの導入、地方進出、拠点の追加などを検討している方は、ぜひ「コワーキングスペース」の利用も視野に入れて検討してみてください。
【Connected Studio i/HUB】
住所 ：静岡県富士宮市大宮町31 澤田ビル1F/2F
営業時間：9：00～18：00（月額会員は24時間利用可能）
休業日 ：土曜日・日曜日・祝日・その他
電話番号：0544-66-6880
公式HP ：https://connectedstudioihub.com/access/
まとめ｜オフィス改革にはサテライトオフィスがおすすめ
近年企業に求められているオフィス改革には、さまざまなアイデアがあります。中でも、サテライトオフィスやコワーキングスペースなどは、とくにおすすめできる取り組みです。テレワークにありがちな「従業員が緊張感を持ちにくい」といった難点を解消できます。また、大がかりなリフォームも不要であるため、高額なコストがかかることもありません。
従業員のためにオフィス環境を整備したいと考えている担当者の方は、ぜひサテライトオフィスやコワーキングスペースも視野に入れて、自社に合ったオフィス環境を検討してみてください。
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