オフィス分散とは？メリットや導入方法、注意点について解説

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2025.07.09

オフィス分散とは？メリットや導入方法、注意点について解説

ビジネスシーンで耳にすることが増えた「オフィス分散」について、気になっている方は多いのではないでしょうか。

感染症の拡大や災害リスクへの備え、働き方の多様化といった背景から、「オフィス分散」という考え方が注目されています。

従来のように、本社にすべての業務を集約する体制では、突発的なトラブルに対応しきれないケースも増えてきたことが、「オフィス分散」が注目されるようになった理由の一つです。

そこで、本記事では、オフィス分散の基本的な意味から、企業にもたらすメリット、導入の進め方、注意すべきポイントまでをわかりやすく解説します。

オフィス分散とは？

オフィス分散とは、ひとつの拠点に業務を集中させず、複数の場所に分けて配置する働き方のことです。

近年、オフィス分散が注目されている理由は、自然災害や感染症などのリスクに備えられるうえ、社員の多様な働き方にも対応できるからです。首都圏に集中している企業にとって、万が一の際に業務が全て止まるリスクは大きな問題でしょう。

本社のほかに、地方に小規模なオフィスを設ければ、一部の業務は継続できますし、地方在住の社員も働きやすくなります。

リスク分散と柔軟な働き方の両方を実現できる「オフィス分散」は、今後の経営に欠かせない選択肢と言えるでしょう。

オフィス分散の主なメリット

オフィス分散を導入するにあたり、どのようなメリットがあるのか、気になる方は多いのではないでしょうか。

導入を検討している企業担当者向けに、オフィス分散の主なメリットについて詳しく解説します。

業務継続性（BCP）を確保できる

オフィス分散の最大のメリットのひとつが、事業継続性（BCP）を確保しやすくなる点です。

ひとつの拠点に業務を集中させている場合、災害や感染症などが発生した際に、すべての業務がストップしてしまうリスクがあります。

たとえば、地震で都心の本社が機能停止した場合でも、地方のサテライトオフィスなどが稼働していれば、業務を完全に止めることなく継続できます。

また、拠点ごとに業務を分散させておくことで、特定の部署だけが影響を受けても、他の業務には支障が出ない体制を整えることができます。重要な顧客対応やシステム運用など、止められない業務がある企業ほど、分散化によるリスク対策は有効です。

BCPの観点から、分散オフィスは企業の信頼性やブランド価値を守る上でも、今後ますます欠かせない施策といえるでしょう。

固定費や賃料などのコストを削減できる

オフィス分散はコスト削減の観点でも大きな効果があります。特に都心部に集中している企業では、オフィス賃料が高額であることが多く、広い面積を必要とするほど固定費がかさんでしまいます。

オフィスを分散型に切り替えることで、本社機能を必要最小限に抑え、それ以外の部門を地方拠点やサテライトオフィスに移すことで、賃料を大幅に抑えることが可能になります。

また、オフィスを縮小すれば、光熱費や備品、清掃・保守費などの間接コストの削減も可能です。

テレワークやフリーアドレスと組み合わせれば、出社人数に応じて最小限のスペースを維持するだけでよくなり、空間の無駄も減ります。

初期費用を抑えて始められるシェアオフィスやコワーキングスペースを活用すれば、必要に応じて柔軟に拠点を展開・縮小することもでき、経営の効率化にもつながるでしょう。

社員の離職率の低下を目指せる

働き方の多様化が進む中で、社員の離職率を下げるためには、ライフスタイルに合った柔軟な勤務環境を整えることが重要です。

オフィス分散は、社員が自宅から通いやすい場所で働けるため、通勤負担の軽減や生活リズムの安定につながり、働き続けやすい環境を提供できます。

仮に、家族の介護や育児などの理由で地方に移住した社員も、都市部に戻ることなく働ける体制が整えば、離職を防ぐことができます。

通勤時間においても、移動時間が短縮されることでストレスが軽減でき、社員の満足度やパフォーマンス向上にもつながります。

近年は、会社都合ではなく「社員の事情に合わせた勤務スタイル」の整備が求められており、その一環として分散型オフィスの導入は有効です。

従業員の定着率を高めたい企業にとって、オフィス分散は人材戦略の後押しになるでしょう。

地方人材の採用がしやすい

採用市場の競争が激化する中で、優秀な人材を確保するには、都市部だけに頼らない採用戦略が必要です。

オフィス分散によって地方に拠点を設けることで、地域に根ざした人材をターゲットにした採用活動が可能になります。

地方には、スキルが高くても家庭や地元の事情で都市部への転居が難しい人材が多く存在します。そうした人たちにとって、地元で働ける企業があることは大きな魅力でしょう。

UターンやIターン希望者にとっても、「戻って働ける場所がある」といった事実は、重要な判断材料です。

また、地元の高等教育機関と連携すれば、地元育成型の人材確保も可能になります。結果として、社員の定着率や長期雇用にもつながり、企業にとっては採用コストの削減にもなります。

オフィス分散は、企業の採用力を高め、地域社会とのつながりを強める一石二鳥の施策といえるでしょう。

オフィス分散におけるおすすめの導入スタイル

一口に「オフィス分散」といっても、実際に取り入れられるスタイルはさまざまです。

ここでは、企業にとくにおすすめできる導入スタイルをご紹介します。

サテライトオフィス

オフィス分散の代表的な導入スタイルとして、サテライトオフィスの設置があります。本社とは別の場所に小規模な拠点を設ける形式であり、都市部と地方、あるいは本社と社員の居住地の中間地点などに開設されるケースが多く見られます。

サテライトオフィスのメリットは、社員が自宅に近い場所で働けること、業務内容ごとに機能分担がしやすいことです。たとえば、開発チームだけを地方のサテライトオフィスに移すことで、集中できる環境とコスト削減を同時に実現することも可能です。

また、地方自治体によってはサテライトオフィスの設置に対して補助金や人材支援などのサポートが用意されている場合もあります。企業としては、最小限の投資で拠点を広げることができるため、無理なく導入を始めやすいスタイルです。

業務の分担や人材戦略の一環として、最も現実的かつ効果的な方法と言えるでしょう。

コワーキングスペースの活用

オフィス分散を手軽に始めたい企業にとって、おすすめなのがコワーキングスペースの活用です。

専用のオフィスを構えるのではなく、既存の共有オフィスを利用することで、初期費用を抑えながらも、拠点を展開できます。

数人規模のチームを複数地域に分けて働かせたい場合や、出張先での一時的な業務スペースを確保したい場合にも便利です。

また、コワーキングスペースには高速インターネットや会議室、複合機などの基本設備が整っており、インフラ面での整備が不要な点もメリットです。

同じ施設を利用する他企業や個人事業主との交流が生まれる場合もあり、新しいビジネスチャンスにつながることもあります。

オフィスを所有せず、必要なときに必要な場所で業務を行いたい企業にとって、コワーキングスペースはコストと機動力のバランスに優れた導入スタイルでしょう。

完全リモート×バーチャルオフィス

完全リモートワークとバーチャルオフィスを組み合わせるスタイルは、近年注目されている分散方法です。

社員が自宅などからオンラインで働き、法人としての住所や登記はバーチャルオフィスを活用することで、実体のあるオフィスを持たずに業務を運営できます。

最近では、住所・登記だけではなく、バーチャル上に仮想オフィスを設け、オンライン上でつながりながら業務を進める企業も増えてきました。

特に、スタートアップや小規模企業にとっては、固定費を極限まで抑えながらも、法人としての信頼性や対外的な信用を維持できる点が魅力です。

また、全国どこに住んでいても採用や就業が可能となるため、採用エリアが一気に広がるというメリットもあります。

完全リモート×バーチャルオフィスは、コスト削減だけでなく、従業員の働きやすさや満足度を高めるうえでも、合理的なオフィス分散スタイルといえるでしょう。

オフィス分散の導入ステップ

オフィス分散を検討するのであれば、そもそもどのようなステップで進めていけばよいのかを把握しておく必要があります。

ここからは、オフィス分散における導入ステップを解説します。

①分散可能な業務を整理する

オフィス分散を導入する際、まずは、自社の業務を整理し「どの業務を分散させるべきか」を明確にする必要があります。

すべての業務を複数拠点で行うのは非効率になる恐れがあるため、業務内容を棚卸しし、リモートや他拠点でも遂行可能な業務を見極める必要があります。

たとえば、バックオフィス系業務や開発業務などは、特定の場所に依存しにくいため分散しやすいと判断できるでしょう。一方で、来客対応や特定の設備を要するような部門は本社に残す判断が妥当です。

また、セキュリティ要件の高い業務や社外との調整が頻繁な業務など、対応に制限があるものも分散候補から除外しておくと安心です。

業務整理は、後の拠点設計やIT環境構築にも直結する工程であるため、現場の担当者の声も取り入れながら、現実的な線引きを行いましょう。

②分散先を選定する

業務の洗い出しや整理が完了したら、次に分散先を選定します。どこにオフィスを配置するかは、企業の目的や戦略によって大きく異なります。

BCP対策が主目的であれば、首都圏とは地震帯が異なるエリアを候補にすることが望ましいでしょう。人材確保やコスト削減を目的とする場合は、地価や人件費が比較的安価な地方都市が適しています。

静岡や福岡、長野など、アクセス性と住環境のバランスが取れた地域は、実際に企業進出が進んでいる注目エリアです。

また、自治体のサポート体制や補助金制度が整っているかどうかも重要な判断基準になります。

進出予定地でのネット回線や交通アクセス、災害リスクなどもあわせてチェックすることで、運用しやすい拠点を見つけやすくなるでしょう。

③通信・セキュリティ・マネジメント体制を構築する

分散オフィスでは、どの拠点からでも安全かつ円滑に業務が進められる体制を整えることが不可欠です。

まず、通信インフラは業務の生命線となるため、回線速度や安定性、クラウド環境との相性などをしっかり確認する必要があります。いざ業務を始める際に、「ネットが重くて作業ができない」といった事態に陥らないよう、しっかりと情報収集しておきましょう。

そのうえで、情報漏えいリスクを最小限に抑えるためのセキュリティ対策にも目を向けてください。VPNを導入したり、端末管理やアクセス制限の設定をしたりするなど、セキュリティレベルを一定に保つ仕組みを構築する必要があります。

また、複数拠点にまたがる業務進行では、勤怠管理や進捗確認、チーム間の連携が課題になりがちです。プロジェクト管理ツールやタスク管理ツール、定期的なオンラインミーティングなどを活用し、マネジメント体制を可視化・標準化しておくと安心です。

④社内制度の整備

オフィス分散を導入するのであれば、オフィス環境を整備するだけでなく、制度面の整備も必須です。

分散拠点に勤務する社員に対して、どのような通勤手当や在宅手当を支給するのか、勤務時間や評価基準はどうするのかといった点は、事前に明確にしておく必要があります。

また、似たような勤務スタイルである「リモートワーク」との違いも明確にしておきましょう。混同してしまうと、社内のルール作りが難しくなったり、いざ運用が始まった際に現場が混乱したりする恐れがあります。

なお、社内ルールを設計するにあたっては、総務や人事、経営層など関係部門がしっかりと連携することが望ましいです。現場の実情に合うルールになるよう、調整・検討したうえで整備していきましょう。

⑤従業員へ周知する

オフィス分散の仕組みが整っても、従業員にきちんと理解されなければ、スムーズな運用は難しいものです。

実際オフィスを分散させると、勤務地の変更や通勤ルートの変化、勤怠の取り扱い、評価制度の変化などが発生するため、導入前から丁寧に説明・周知することが大切です。

説明会や社内マニュアル、Q&A形式の資料などを通じて、「なぜオフィス分散を行うのか」「どのようなメリットがあるのか」「自分にどのような影響があるのか」を具体的に伝えられるようにしましょう。

従業員の納得感や安心感が高まれば、新しい働き方への移行もスムーズになります。あわせて、導入初期には意見を吸い上げる場を設け、現場の声を制度や運用に反映する姿勢も信頼構築につながります。

オフィス分散における注意点

オフィス分散は現代のニーズにマッチするスタイルであるものの、導入前に知っておくべき注意点があります。具体的に、どのようなポイントに気を付けるべきなのか、詳しく見ていきましょう。

コミュニケーション不足に陥りやすい

オフィス分散における注意点として、まず挙げられるのが「コミュニケーション不足」です。

従業員が本社とは離れた場所に出勤したり、自宅で働いたりすることになると、以前のように「ちょっとした雑談」や「すぐに確認できる距離感」が失われやすい傾向にあります。

拠点が離れている場合や、出社の頻度にばらつきがある場合は、社員同士の意思疎通も減り、チーム内の連携が取りにくくなることがあります。

コミュニケーション不足の状態を放置すると、誤解や情報の行き違いが増え、組織の一体感やスピード感が損なわれる可能性があります。

対策としては、定期的なオンラインミーティングの実施、チャットツールや業務管理ツールの活用が有効です。

また、雑談を含めた「気軽な会話の場」も意識的につくることで、心理的な距離を縮める工夫が必要です。オフィス分散によって、物理的な距離が生じてしまうのは仕方ないことですが、心の距離は縮められるような設計を目指しましょう。

マネジメントが難しくなりやすい

オフィスが分散すると、チームのマネジメントも従来のようにはいきません。上司と部下が同じ空間にいないため、日常的な業務の進捗把握や悩みのキャッチアップがしづらくなり、管理者の視点が届きにくくなることが多くなります。

また、拠点ごとに業務状況や文化が異なってしまい、組織の統一感が失われるリスクもあります。こうした課題に対応するには、マネージャー層への研修や、数値ベースで評価しやすい業務体制への移行が必要です。

また、各拠点の責任者にある程度の裁量を与え、現場で柔軟に判断できる体制を築くことも有効です。

マネジメントが「顔を合わせて指導するもの」から「データと対話で支援するもの」に進化することが求められます。

情報漏えい・セキュリティ問題を解決する必要がある

オフィス分散を進めるうえで最も注意が必要なのが、情報漏えいやセキュリティの問題です。

拠点が複数に分かれることで、物理的にもシステム的にも管理が分散し、情報管理が甘くなる可能性があります。特に、リモートワークやコワーキングスペースの利用を組み合わせる場合、公共Wi-Fiや私物端末の使用などからリスクが生じることもあります。

主な対策としては、VPNの導入や業務専用端末の貸与、クラウドシステムの適切な権限設定などが基本です。

また、従業員に対しても情報リテラシーに関する教育を継続的に行い、セキュリティ意識を高めることが重要です。物理的に距離があるからこそ、ルールと技術の両面で「見えない管理」が求められます。

人事・評価制度を見直す必要がある

オフィスが分散されると、従来のような「出社状況」や「目の前の働きぶり」をもとにした評価は通用しなくなります。

そのため、各拠点で働く社員の業務実態を公平に把握し、適切に評価するためには、人事制度や評価基準を見直す必要があるのです。

たとえば、成果ベースの評価制度を導入したり、業務日報や進捗報告の仕組みを明確化したりと、工程と結果の両面を客観的に記録できる仕組みが必要です。

また、評価の偏りが生じないよう、定期的に上司と部下で面談の場を設けるなど、相互理解を深める仕組みづくりも有効です。

制度の設計だけでなく、それを現場で活用できるようにマネージャー層の運用スキルも磨いておく必要があります。働く従業員から見て、公平で納得できる評価体制は、社員のモチベーション維持と定着率向上にも直結する部分であるため、制度設計は慎重に行いましょう。

オフィス分散の候補地としておすすめなのは？

オフィスを分散させるにあたって、「そもそもどこに分散させればよいのか」は大きな疑問ではないでしょうか。

ここからは、ビジネスシーンにマッチする「オフィス分散のおすすめの場所」を解説します。

静岡など首都圏からアクセスの良い場所

オフィス分散を検討する際、最初に候補に挙がりやすいのが「首都圏からアクセスしやすい地方都市」です。

なかでも静岡は、東京・名古屋の中間に位置し、新幹線・高速道路の利便性に優れているため、交通アクセスの面で利便性が高いエリアといえます。

都心からの出張も容易で、オンラインと対面のハイブリッドな業務体制を築きやすい点が魅力です。

また、地価や人件費が比較的安く、自然災害のリスクも比較的低いため、安定した事業運営が可能です。特に、富士宮市や静岡市、浜松市などは、産業基盤や居住環境も整っているため、企業進出先として人気があります。

首都圏に近く、コストや環境面でバランスが取れている地域は、初めての分散拠点として強くおすすめできます。

初めてのオフィス分散であれば、まずは都市部に近い地方からスタートすることで、リスクを抑えた分散を進めていきましょう。

自治体の支援制度や補助金が整備されている街

分散拠点を地方に設けるにあたって、検討すべきなのが「自治体の支援制度や補助金が整備されている街を選ぶこと」です。

自治体によっては、地域活性化や移住促進の一環として、企業誘致に力を入れていて、サテライトオフィスやコワーキングスペースの開設に対する補助金を用意しているケースがあります。

静岡県富士宮市でも、企業向けにテレワーク拠点整備や人材マッチング、物件紹介など、行政が一体となって支援体制を整えています。

支援制度や補助金などが整備されている地域を選べば、初期費用の負担を軽減できるうえ、行政との連携でスムーズな立ち上げが実現しやすくなります。

また、補助対象にはオフィスの賃料や設備投資だけでなく、採用活動や移住者支援を含む場合もあり、活用次第で長期的な運営コストにも大きな差が出ます。

コスト削減と成功確率を高める意味でも、自治体支援の有無は必ずチェックすべきポイントでしょう。

オフィス分散なら「静岡県富士宮市」がおすすめ

オフィス分散先で迷ったときには、ぜひ静岡県富士宮市を検討してみてください。

ビジネスの街として注目されている富士宮市では、オフィス分散にも便利な環境が整っています。

ここからは、オフィス分散における、富士宮市のおすすめポイントを解説します。

サテライトオフィス誘致事業あり

静岡県富士宮市は、企業の地方拠点進出を積極的に支援している自治体の一つです。特に注目したいのが、注力している「サテライトオフィス誘致事業」です。

この事業では、地方に分散拠点を設けたい企業を対象に、物件紹介から補助金制度、地域とのマッチング支援などを行っています。

オフィス設置箇所に関する相談が可能なうえに、初期投資にかかる費用の補助、移住希望者の人材獲得、地元企業との連携支援などのサポートを受けられます。

【富士宮サテライトオフィス】窓口　　：富士宮市産業振興部商工振興課電話番号：0544-22-1154 公式HP ：https://fujinomiya-so.com/

コワーキングスペースも充実

富士宮市では、サテライトオフィスだけでなく、すぐに利用可能なコワーキングスペースも充実しています。

代表的なのが「Connected Studio i/HUB」で、フリー席・個室・テレフォンブースなど、多様な働き方に対応した設備が揃っています。

月額会員制だけでなく、時間単位や1日利用のドロップインにも対応しており、小規模なチームやテスト導入にも最適です。

高速Wi-Fi、複合機、ロッカーなど業務に必要なインフラも完備されており、法人登記や専用駐車場も利用可能なため、拠点としての実用性も高いのが特長です。

また、地元企業や起業家との交流が生まれやすい点も、ビジネスチャンスの拡大につながります。

「専用オフィスをいきなり構えるのが難しい」と感じる企業にとって、コワーキングスペースの活用は、無理のない分散導入の選択肢となるでしょう。

【Connected Studio i/HUB】

住所　　：静岡県富士宮市大宮町31 澤田ビル1F/2F 営業時間：9：00～18：00（月額会員は24時間利用可能）休業日　：土曜日・日曜日・祝日・その他電話番号：0544-66-6880 公式HP　：https://connectedstudioihub.com/access/

まとめ

今回はオフィス分散について、詳しく解説しました。

オフィス分散は、BCP対策やコスト削減、働き方の多様化、人材確保といった現代の経営課題に対応するための選択肢の一つです。

サテライトオフィスやコワーキングスペースを活用することで、無理なく柔軟に拠点展開が可能になり、企業のさまざまなリスクの軽減につながります。

オフィス分散は単純に「場所の問題」ではなく、企業の在り方そのものを進化させる手段といっても過言ではありません。

中長期的な視点で、ぜひ前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

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