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サテライトオフィスは意味ない？効果的な活用法と成功するためのポイントを徹底解説
「サテライトオフィスの導入は意味がない」「サテライトオフィスを取り入れても期待する効果は得られない」といった、話を耳にしたことがある方は多いのではないでしょうか。近年、新しい働き方スタイルとして人気を高めているサテライトオフィスですが、一方でネガティブな話題が挙がることもあります。企業の担当者としては、気になる話題でしょう。
そこで、今回はサテライトオフィスは意味がないと言われる理由や、効果的な活用法を解説します。
サテライトオフィスに「意味がない」と言われる理由とは？
サテライトオフィスに「意味がない」と言われる理由は何なのでしょうか。まずは、その背景について見ていきましょう。
明確な目的がないまま導入している
サテライトオフィスに意味がないと言われる理由の一つは、目的が曖昧なまま導入されていることです。基本的にサテライトオフィスは、明確な目的とターゲットがあって効果を発揮するオフィスです。
そのため、導入目的が漠然としていると、期待しているような効果が得られない場合があります。
例えば、「働き方改革を進めたい」という漠然とした目標だけでは、具体的な運用方針が決まりません。「誰に向けたサテライトオフィスなのか」「何を解決するためのサテライトオフィスなのか」「サテライトオフィスに何を求めているのか」など、明確にしないと社員が積極的に活用しにくくなってしまうのです。
結果的に、サテライトオフィスを導入しても「導入前との変化がない」といった事態に陥ってしまいます。
社員のニーズに合った運用ができていない
サテライトオフィスは、従業員のニーズに合わせて運用できないことで「意味がない」といった評価に陥ることがあります。
実際、サテライトオフィスの立地や設備が従業員のニーズに合っていないことで、「わざわざサテライトオフィスに行く必要がない」と判断されてしまうのです。社員にとって魅力的でないサテライトオフィスは、利用率が下がります。
利用率が低ければ、「コストをかけて導入したのにサテライトオフィスを利用してもらえない」といった問題が発生してしまうでしょう。これが「サテライトオフィスは意味がない」と言われる要因につながると言えます。
コミュニケーション不足が生じている
サテライトオフィスに意味がないと言われる背景には、「コミュニケーション不足」があるケースも多い傾向にあります。
サテライトオフィスは、本拠点とは異なる場所に設置するオフィスです。本拠点で作業をするメンバーと、サテライトオフィスで作業をするメンバーとで距離が生じることで、対面でコミュニケーションを交わす機会が減少します。
コミュニケーション不足は、ミスや生産性の低下、効率の低下など、さまざまなトラブルにつながるため深刻な問題でもあります。結果的に「サテライトオフィスを導入しても企業の成長につながらないため意味がない」と感じる要因にもなるのです。
関連記事：サテライトオフィスとは？会社が利用するメリット・デメリットや現代で求められている理由
サテライトオフィスを「意味あるもの」にするためのポイント
「意味がない」と言われがちなサテライトオフィスですが、正しく活用・運用ができれば、確実に企業の成長を後押ししてもらえます。ここからは、サテライトオフィスを意味あるものにするためのポイントを4つ解説していくため、企業担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
明確な目的を設定する
サテライトオフィスを意味あるものにするためにも、そもそもどのような目的でサテライトオフィスを導入するのかを明確にしましょう。
「なぜサテライトオフィスを設置するのか？」が不明確では、どのような設備が必要なのか、アクセスはどこがベストなのかなどが分かりません。
目的が漠然としていると、コストに見合わない結果となり、「意味がない」と感じる原因になります。そのため、「地方の優秀な人材を確保する」「社員の働きやすい環境を提供する」などのように、ゴールをしっかりと設定しましょう。
サテライトオフィスにおけるゴールがイメージできない場合は、現状の課題や改善したい問題などから設定することもおすすめです。
ニーズに合わせて立地を選ぶ
「サテライトオフィスを導入しても意味がない」といった事態を回避するためにも、利用者である従業員のニーズに合わせて立地を選びましょう。
サテライトオフィスでありがちなのが「導入したものの従業員の利用率が低いこと」です。対策の一つとして、アクセスの良いサテライトオフィスを選ぶことが挙げられます。
従業員がアクセスしやすい場所を選ぶことは重要です。社員の自宅からの距離や交通手段を考慮し、利便性の高い場所に設置することで、利用率を向上させることが可能です。
ちなみに、富士宮市では、地方創生の取り組みの一環として、都内の企業向けに、サテライトオフィスに関する相談窓口を展開しており、出店に関する補助金や移住定住に関する補助金、お試しテレワーク補助金など、さまざまな補助金も提供しています。
ぜひ一度、富士宮サテライトオフィスHPまでお問い合わせください。
【富士宮サテライトオフィス】
窓口 ：富士宮市 産業振興部 商工振興課
電話番号：0544-22-1154
公式HP ：https://fujinomiya-so.com/
従業員視点で設備を設計する
サテライトオフィスを導入しているにも関わらず、なかなか利用されない原因の一つが「作業しにくい環境であること」です。
従業員の利用率を高めるための対策として、従業員視点での設備設計を検討したり、設備が充実しているサテライトオフィスを選んだりすることが重要です。
快適な作業環境を提供するためにも、十分な広さのデスクスペースやWi-Fi、会議室などの設備は確保しなければなりません。
また、「集中できる環境であるか」「オンライン会議がしやすいか」などの点も考慮する必要があります。
いずれにせよ、サテライトオフィスを導入するのであれば、従業員が求める設備を整えることが必須です。
定期的にフィードバックを収集する
サテライトオフィスは「導入して終わり」ではありません。利用している従業員からの意見を定期的に集め、運用方針を柔軟に見直していくことが大切です。企業が想定しているニーズと、実際の利用者のニーズにズレが生じていたり、導入当初とはニーズが変化していたりすることがあります。
また、実際に利用してみてから生まれるニーズもあるでしょう。従業員のニーズに沿った運用を継続することが、サテライトオフィスの成功につながります。
「月に1回」「四半期に1回」など、フィードバックの収集頻度を設定して、定期的に従業員の声に耳を傾けてみてください。
さまざまな選択肢と比較・検討する
サテライトオフィスを導入するにあたって、意識したいのが「他の選択肢との比較・検討」です。
「そもそもサテライトオフィスである必要はあるのか」「他の選択肢で代用できないのか」なども視野に入れたうえで、導入を検討しましょう。実際に、いろいろな選択肢と比較してみると、サテライトオフィスよりも適したスタイルが見つかるケースも少なくありません。
実際、サテライトオフィスと似たスタイルとして、「コワーキングスペース」「テレワーク」「シェアオフィス」「レンタルオフィス」などがあります。
企業によって必要な選択肢は異なるため、さまざまな選択肢をチェックしながら導入するスタイルを厳選していきましょう。
ちなみに、富士宮市では、サテライトオフィスだけではなく、コワーキングスペース「Connected Studio i/HUB」もあります。作業できるデスクやインターネット環境、プリンター、会議室など必要な設備は全て揃っているため、すぐに利用が可能です。
時間単位、1日限り、月極などのように利用方法も自由であるため、お試しでも利用しやすいと言えます。
社内の働き方改革の一環として、コワーキングスペースの活用も視野に入れてみてはいかがでしょうか。
【Connected Studio i/HUB】
住所 ：静岡県富士宮市大宮町31 澤田ビル1F/2F
営業時間：9：00～18：00（月額会員は24時間利用可能）
休業日 ：土曜日・日曜日・祝日・その他
電話番号：0544-66-6880
公式HP ：https://connectedstudioihub.com/access/
関連記事：オフィス改革とは？目的や効果、導入したいアイデアまとめ
サテライトオフィスを正しく運用すると得られるメリット
サテライトオフィスを正しく運用することで、企業はどのようなメリットが得られるのでしょうか。企業担当者が知っておくべき、魅力的なメリットを解説します。
地方の人材を活用できる
サテライトオフィスの導入で得られるメリットとして、まず挙げられるのが地方の人材を活用できることです。
サテライトオフィスを地方に設置することで、都市部以外の優秀な人材を確保できます。優秀な人材は必ずしも都市部にのみ存在するわけではありません。地方に居住している優秀な社会人・学生も多いものです。
サテライトオフィスの適切な運用は、都市部への通勤が難しい優秀な人材を活用できるようになるため、人手不足の解消だけでなく生産性・効率の向上が期待できます。
従業員のワークライフバランスを改善できる
サテライトオフィスのメリットの一つが、従業員のワークライフバランスの改善ができることです。長時間の通勤が不要になり、働く場所の選択肢も増えることで、従業員の満足度や生産性が向上します。
実際、「満員電車のストレスがなくなる」「通勤時間を短縮して時間効率の良い働き方ができる」「自分にとって集中できる環境で仕事ができる」などは、従業員が求めるニーズとして挙げられるでしょう。
従業員のワークライフバランスの改善は、離職率を下げることにつながり、人手不足対策として期待できます。また、帰属意識の向上も期待でき、従業員のパフォーマンス改善も可能でしょう。
ちなみに、近年問題視されている「育児と仕事の両立の難しさ」にも対応できるのがサテライトオフィスの魅力です。育児中の従業員にとって、通勤は大きな負担です。とくに、通勤時間が長いと両立が難しくなり、離職を検討する要因となることも少なくありません。
サテライトオフィスを導入すれば、通勤時間を短縮できるため、子育て中の従業員も働きやすい環境に整備できます。
従業員一人ひとりのニーズを満たせるようになれば、最終的には企業の成長にもつながるといっても過言ではありません。
災害時でも事業を継続しやすくなる
サテライトオフィスは、万が一災害が発生しても事業を継続しやすくなるのがメリットです。
仮に、災害によって本社が使用できなくなった場合、サテライトオフィスがバックアップの役割を果たすことができます。
災害や停電、その他のトラブルなどさまざまなイレギュラーに対応しやすくなり、事業がストップしてしまうリスクを回避できるのです。
そのため、サテライトオフィスは事業継続計画（BCP）を支援するオフィスとしても期待できるでしょう。
サテライトオフィスは、「働き方改革のため」といったイメージが強いですが、災害対策としても効果的なのです。企業の万が一に備え、本社以外の拠点を複数設けておくことをおすすめします。
経営コストを削減できる
サテライトオフィスを適切に運用できれば、経営コストを削減することが可能です。従業員が増えると、その分オフィスも拡大しなければなりません。
しかし、サテライトオフィスを導入して、本拠点へ出勤する従業員の人数を維持（減少）させることで、本拠点の拡大は不要となります。出社人数の調整ができ、オフィスのコストを削減しやすくなるでしょう。
また、従業員の通勤費用も削減しやすくなり、結果的に経費の節約を実現できます。
関連記事：スマートワークとは？企業が導入するメリットや事例、具体的な対応をご紹介
サテライトオフィスの運用に便利なツール
サテライトオフィスを運用するにあたって、検討したいのが「便利ツールの活用」です。費用はかかるものの、運用の手間を削減したり、適切な運用を実現したりできるため、費用対効果が高い傾向にあります。
実際にどのような便利ツールがあるのか、以下からチェックしていきましょう。
サテライトオフィス・勤怠管理/タイムカード
「サテライトオフィス・勤怠管理/タイムカード」は、Google Workspaceと連携して活用できる便利ツールです。
クラウド環境で利用できる勤怠管理・タイムカードのシステムであり、管理者自身及び従業員自身がどこからでもアクセス・操作できます。
Googleのサイト上に表示させることができ、従業員の勤怠状況を簡単に確認しやすいのが魅力です。また、操作方法もシンプルで、従業員は、出社・退社ボタンを押すのみで打刻ができます。
また、パソコンだけではなく、スマホからでも打刻ができる仕様であるため、より手軽に出勤退勤を記録しやすいのが特徴です。
follow
出典：follow
「follow」は、NTTドコモグループが提供している勤怠管理ツールです。
基本的な打刻機能や残業管理、工数管理はもちろんのこと、「チャットボットの導入」「旅費管理」「英語対応」など、さまざまな機能が搭載されています。
また、シフト作成ができる機能や、給与計算ソフトとの連携、休暇申請・管理等も簡単にできるのが魅力です。リアルタイムに従業員の勤務時間や残業状況を確認できるため、長時間労働対策としても便利なツールと言えます。
法律改正があった場合は、システム側が自動で対応するため、管理者が機能面で変更を加える必要がありません。セキュリティ性も高く安心して導入できる便利ツールです。
KING OF TIME
出典：KING OF TIME
「KING OF TIME」は、打刻方法の種類が豊富な便利ツールです。クラウド環境での打刻や専用アプリでの打刻、PCからの打刻等さまざまな方法があります。また、本拠点では生体認証やICカードで打刻できるため、サテライトオフィス利用者だけではなく、本社に通勤する従業員も活用できます。
就業規則に沿って勤怠管理の仕組みを整えたり、休暇管理や各種申請の承認、給与連携なども可能です。機能が豊富であるため、自社の風土やワークスタイルに合わせて微調整できる点は、KING OF TIMEならではの魅力でしょう。
機能が豊富でありながら、操作性はシンプルであるため直感的に利用できます。さらに、初期費用は0円で、専門スタッフのサポート体制も充実しています。
ジョブカン 勤怠管理
出典：ジョブカン 勤怠管理
「ジョブカン 勤怠管理」は、中小企業から大手企業まで、幅広い企業に導入されている便利ツールです。導入実績の中には、テレビ東京やASICS、SBI証券などが並び、信頼性が高い点が魅力です。
勤務時間を自動で集計したり、残業時間を簡単に管理できたりといった便利機能の多さが魅力です。また、100項目以上のデータから、必要な情報だけをダウンロードでき、状況に応じた活用もできます。
無料プランと有料プランの2つのプランから選べる点も特徴です。無料プランでも基本的な勤怠管理は可能であるため、「サテライトオフィスを利用する従業員の勤務状況を確認したい」といった際に便利でしょう。
楽楽勤怠
出典：楽楽勤怠
「楽楽勤怠」は、自動アラート機能や残業時間の自動集計など、管理ミスを減らすための機能が充実している勤怠ツールです。累計導入実績8万社を超える同ツール独自のノウハウが詰まったツールでもあります。
例えば、打刻漏れや勤務表の不備を防ぐための機能や、プロジェクト・タスク登録ができる機能、業務に関わる工数の管理、実績のエクスポートなどが可能です。
月額費用は3万円～と、比較的低コストであるため、予算に不安のある企業でも導入を検討しやすいでしょう。また、初期設定などでサポートする専任スタッフによるサービスも受けられます。システム導入に不慣れな方や、クラウドツールの導入が初めての企業でも安心です。
まとめ｜「サテライトオフィスは意味ない」は誤り！適切な運用でメリット多数
今回は、サテライトオフィスは意味がないと言われる理由や適切な運用方法、おすすめの便利ツールなどについてご紹介しました。
「サテライトオフィスは意味がない」と言われる理由の多くは、そもそも運用方法が不適切であったり、運用の方向性が漠然としていたりすることがほとんどです。
そのため、明確な目的と適切な運用方法を実現すれば、サテライトオフィスは企業にとって価値をもたらします。ゴールを明らかにすることはもちろんのこと、従業員がどのような作業環境を求めているのか、そもそも自社の課題は何なのか、などをきちんと整理することが重要です。
初めてのサテライトオフィス導入であれば、「富士宮サテライトオフィス」が全面的にサポートします。「どのように導入すればいいのか分からない」「自社にサテライトオフィスが必要なのか分からない」など、さまざまな疑問・不安にお答えします。
地方進出の支援環境も整っている富士宮サテライトオフィスまで、ぜひお気軽にご相談ください。