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スマートワークとは？企業が導入するメリットや事例、具体的な対応をご紹介
現代の新たな働き方スタイルとして誕生した「スマートワーク」をご存じでしょうか。スマートワークは、現代の社会人からのニーズが高い働き方です。導入することで、企業が得られるメリットも多く、大手企業から中小企業に至るまで少しずつ浸透しつつあります。
とはいえ、まだまだ誕生して間もない「スマートワーク」は、具体的にどのような働き方であるのか、あまり知られていません。
そこで、今回はスマートワークの特徴や、テレワークとの違い、企業が導入するメリットなど幅広く解説していきます。
スマートワークとは
スマートワークとは、一言でいうと「時間・場所に縛られずに働くこと」を指します。極端に言えば、夜型人間の方が深夜に業務を行ったり、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどの職場以外の場所で仕事をしたりすることです。
主に、ICTツール（Web会議ツールやチャットツール等）を活用してスマートワークを導入します。職場にいなくても、チームメンバーや上司・部下と密なコミュニケーションを図ることができるのが魅力です。
スマートワークとテレワークの違いは？
スマートワークとテレワークはいずれも、「働く場所に捉われない」という意味では同じです。しかし、スマートワークはICTツールを活用して効率的に業務を進めることを意味します。そんな、スマートワークを導入するための働き方の一つに「テレワーク（リモートワーク）」があるのです。
テレワークの他、ワーケーションといった旅行先で働くスタイルも、スマートワークを実現するための選択肢として挙げられます。
つまり、スマートワークはいわゆる「自由な働き方」を広い意味で表現している用語と言えるのです。
スマートワークが増えている背景
スマートワークという働き方が増えている背景には、現代の日本が抱えるさまざまな問題があります。たとえば、「人手不足」「長時間労働の是正」「企業のコスト増」などです。
スマートワークを導入すれば、職場から離れた場所に住む人材も獲得することができます。結果的に住むエリアに関わらず優秀な人材を確保しやすくなるのです。
また、働き方改革により「長時間労働」が好ましくないとされるようになりました。スマートワークで業務を効率化したり、出勤時間を削減することで労働者の残業減少や拘束時間の短縮化に繋げることが可能です。
さらに、スマートワークの実現が、企業のコスト削減も期待できるとされています。出勤のための移動が不要となるため、従業員に支払う交通費を削減しやすくなるのです。
スマートワークは、従業員本人が働きやすいだけではなく、企業側のさまざまな問題も解決できるワークスタイルといえるのです。
企業がスマートワークを導入するメリット
企業がスマートワークを導入するにあたって、具体的にどのようなメリットがあるのかは気になるところでしょう。ここからは、企業がスマートワークを導入するメリットを解説します。
優秀な人材を確保できる
スマートワークを導入することで、企業が得られるメリットとして挙げられるのが人材確保で有利になる点です。前項でも触れた通り、スマートワークを導入すれば、従業員の働く場所も時間も制限されることはありません。そのため、遠方に住む人材獲得も実現できるのです。
実際、必ずしも職場の近くに求職者がいるとは限りませんし、優秀な人材も近隣に住んでいるとは言い切れないものです。安定して人手を獲得し、なおかつ優秀な人材を確保したいのであれば、日本のどこに住んでいても働けるような環境を整えることが重要です。
そのための施策の一貫として、スマートワークの導入は効果的と言えます。
生産性の向上を期待できる
スマートワークを導入することで、企業の生産性向上を期待できるといったメリットがあります。スマートワークの導入は、従業員における出勤時間を低減できる取り組みです。さらに、毎朝の満員電車のストレスからも解放されるため、心身の安定を図りやすくなります。
結果的に、仕事へのモチベーションが削がれることがなくなり、業務に集中しやすくなるのです。
実際、毎朝の出勤だけで疲弊してしまう、といった声は少なくありません。とくに、通勤ラッシュの時間と出勤時間が重なってしまう場合は、出勤の負担は大きいものです。出勤直後から疲れていては、業務のパフォーマンスは期待できないでしょう。
だからこそ、スマートワークを導入して、従業員の負担を軽減することが重要なのです。企業の生産性を底上げするためにも、スマートワークの検討は必要でしょう。
労働環境を改善できる
現代の企業が抱えている課題の一つ「労働環境の改善」は、スマートワークの導入で対応できます。まず「場所を問わずに働けること」は、在宅勤務を希望する従業員にとって魅力的な労働環境です。自分だけの空間でもくもくと作業したほうが業務効率が上がるケースは少なくありません。在宅のほうが作業がはかどる従業員がいるなら、スマートワークの導入はベストです。
また、一方で「出社したほうが業務がはかどる」といった従業員にもメリットがあります。スマートワークの導入により在宅で働く従業員が増えれば、必然的にオフィスに出社する従業員の人数は減少するでしょう。その分、会議室や給湯室などの利用者も減少します。そのため、希望の時間に会議室の予約を入れやすくなったり、混雑によって先の利用者を待つ必要がなくなったりと、さまざま利点があるのです。
テレワーク希望者、出社希望者のいずれにもメリットが大きいのは、スマートワークならではの魅力でしょう。
企業のイメージアップにつながる
スマートワークの導入は、企業のイメージアップにつながるといったメリットがあります。スマートワークを導入することで「社員を大切にしている企業」といった印象を与えることができるからです。
実際、スマートワークの導入は義務ではありません。そのうえ、制度を導入するために、担当者が方向性や方法を模索していったり、新しい設備を取り入れたりするなど、手間も時間もかかります。また、スマートワークを導入している企業も少数派です。
だからこそ、スマートワークを導入することで、企業のポジティブなイメージを強調できます。既存の顧客や見込み顧客からのイメージはもちろんのこと、求職者からの印象も良くなります。「社員を大切にしてくれる会社で働きやすい」「働きやすい会社に入社したい」といったニーズは、現代ではとくに多く見られる傾向にあります。
顧客獲得・応募者の増加なども期待できるため、スマートワークを導入して企業のイメージアップを図っていきましょう。
離職率を低減できる
スマートワークの導入は「離職率の低減」といったメリットが期待できます。「在宅で働けること」「自分が最もパフォーマンスの高まる時間に働けること」などは、スマートワークの導入で実現できることです。
在宅勤務やフレックスタイム制などの自由度の高い働き方は、従業員にとっても魅力的といえます。そのため、「働きにくいから会社を辞める」といった判断に至るのを防ぎやすくなるのです。
さらに、現状としてスマートワークを導入している企業は限られています。仮に、スマートワーク導入済みの企業を退職した後、もっと働きやすい職場を探してみても、現在の職場よりも働きやすい会社を探すのは難しいものでしょう。
「人材の流出を防ぎたい」と考えている方は、離職率を下げるための方法としてスマートワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
企業におけるスマートワーク導入の課題
企業がスマートワークを導入するメリットが多い一方で、まだまだ導入が進んでいない事情があります。スマートワークの導入で挙げられる課題として、以下を解説します。
ITリテラシーが低いとハードルが高い
企業におけるスマートワーク導入の課題として、まず挙げられるのが「ITリテラシーが求められること」です。基本的に、スマートワークを実現するためには、オンライン環境で仕事ができることや、各種ツールを使えることが大前提です。
仮に「ツールの設定方法が分からない」「普段オンラインでの作業をすることがほとんどない」といった場合、スマートワークを導入するハードルが高くなってしまいます。
チャットツールやWeb会議ツール、勤怠管理ツールなど必要なものは多いです。ITリテラシーに課題を感じる職場は、スマートワークの導入に向けて対策を進める必要があるでしょう。
情報漏洩などの徹底したリスク対策が必要
スマートワークの導入において、とくに大きな課題であると言えるのがリスク対策です。スマートワークを導入することで「働く場所に捉われない」ことになりますが、裏を返せば「内部情報が職場以外でも扱われる」ということになります。
従業員によっては、自宅ではなくコワーキングスペースやカフェなどで作業をすることがあるかもしれません。他の利用者・来店客に作業中のパソコン画面をのぞかれて、顧客情報を見られてしまう可能性も考えられます。
また、オンライン会議での発言内容が周囲の人の耳に入り、深刻な情報漏洩につながる恐れもあるなど、さまざまなケースで情報漏洩のリスクがあるため、内部情報の取り扱いや勤務場所についてのルールを設けて対策する必要があります。
ペーパーレス化が必要
スマートワークの最大の魅力は「ペーパーレス化が必要な点」です。現代では、ペーパーレス化の推進が掲げられていますが、まだまだ紙ベースで書類のやりとりや情報の保管をしている現場は少なくありません。
スマートワークは、同僚同士が離れた場所から勤務するスタイルであるため、ペーパーレス化ができないとデータのやり取りが難しくなる可能性があります。契約書や見積書、請求書などあらゆる書類が紙ベースである場合には、スマートワーク導入に伴いペーパーレス化の準備も必要です。
人事評価制度を見直す必要がある
スマートワークを導入するにあたり、知っておかなければならない課題が「評価制度の見直しが必要」ということです。毎日出勤していた働き方とは異なり、従業員は基本的に出社しない日のほうが増えます。場合によっては、一度も出勤することなくフルリモートで働く従業員もいるかもしれません。
つまり、従業員の普段の勤務態度を確認することが、難しくなるという難点があるのです。「サボっているのか分かりにくい」「きちんと業務を進めているのか判断しにくい」など、スマートワークの導入後は、従業員の評価が難しい傾向です。
そのため、勤怠管理ツールを導入して出勤時間や遅刻、早退などの状況を確認したり、タスク管理ツールで進捗を共有できるようにしたりする必要があります。
スマートワークの導入方法・アイデア4選
スマートワークを導入するにあたって、具体的にどのような取り組みを検討すればいいのかは疑問に感じやすい部分です。ここからは、スマートワークの導入アイデアとして、おすすめの方法を4選ご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
サテライトオフィスを契約する
スマートワークの導入方法として、まずご紹介するのがサテライトオフィスの活用です。サテライトオフィスは、本社とは異なる場所に設ける拠点となるオフィスであり、近年人気が高まっています。
都心だけではなく、地方でも展開しているサテライトオフィスが多いため、さまざまなエリアに気軽に拠点を置くことが可能です。また、利用人数も1人から契約が可能であるため、必要最低限のコストで契約できます。
在宅勤務とは異なり、他の契約者も利用しているため、適度な緊張感を持って働けるのが人気の理由です。
ちなみに、静岡県の富士宮市では、地方に拠点を持ちたい企業や、地方への進出を視野に入れている企業に向けてサテライトオフィスとして利用できる施設もあります。東京まで新幹線でわずか2時間といった立地の良さや、資源の多いエリアであることから、さまざまなビジネスに活かすことが可能です。
地方への拠点設置や、地方の人材獲得、地方エリアへの展開を検討しているご担当者は、ぜひ一度「富士宮サテライトオフィス」をご覧いただき、ご検討ください。
【富士宮サテライトオフィス】
窓口 ：富士宮市 産業振興部 商工振興課
電話番号：0544-22-1154
公式HP ：https://fujinomiya-so.com/
テレワークの導入でコワーキングスペースを活用する
スマートワークの導入方法として、定番アイデアとも言えるのが「テレワークの導入」です。従業員が自宅で働けることがメリットであり、通勤のための時間がかからないこと、ワークライフバランスが整いやすいこと、などが魅力として挙げられます。
また、「従業員が緊張感をもって業務に対応できるか疑問」といった場合には、コワーキングスペースの活用を検討してみてください。コワーキングスペースとは、サテライトオフィスのように他の利用者と設備を共有しながら作業ができる施設です。しかし、サテライトオフィスよりも、利用の自由度が高く、費用も時間単位や一日単位、月単位などさまざまな支払い方が選べます。
富士宮市では、コワーキングスペースとして「Connected Studio i/HUB」が、作業場所を提供しています。9:00～18:00の間であれば利用が可能であるため、勤務時間に合わせて利用しやすいのが魅力です。
サテライトオフィスを契約するほどではないものの、従業員がテレワークでサボってしまわないか不安な場合には、コワーキングスペースの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
【Connected Studio i/HUB】
住所 ：静岡県富士宮市大宮町31 澤田ビル1F/2F
営業時間：9：00～18：00（月額会員は24時間利用可能）
休業日 ：土曜日・日曜日・祝日・その他
電話番号：0544-66-6880
公式HP ：https://connectedstudioihub.com/access/
定期的なワーケーションを許可する
テレワークの導入が難しい場合や、サテライトオフィスなどで連日離れて業務を進めることが難しい場合には、「ワーケーションの許可」といった選択肢があります。福利厚生の一環として、定期的に従業員が旅行を楽しみながら業務にあたれるようワーケーションの機会を設けてあげましょう。
宿泊費や移動費などは企業側が負担し、従業員にはリフレッシュも兼ねた特別な出勤時間を過ごしてもらうことがおすすめです。ワーケーションの期間以外は出社しているため、「テレワークの日のほうが多いのは困る」といった現場でも安心です。
また、ワーケーションの福利厚生は従業員の満足度も高く、帰属意識を高めるといった意味でも魅力的でしょう。
一昔前では「社員旅行」が定番でしたが、現代では従業員同士で旅行へ行くことに抵抗を感じるケースも少なくありません。社員旅行の代わりの福利厚生として、ワーケーション機会の提供を検討してみるのもいいでしょう。
フレックスタイム制を導入する
スマートワークのおすすめの導入方法の一つが、フレックスタイム制の導入です。
フレックスタイム制は、コアタイム（必ず稼働する時間）の範囲内で従業員が自由な時間に勤務できる制度のことです。たとえば、コアタイムが11:00～15:00であった場合、勤務時間を7:00～15:00にしたり、11:00～19:00にしたりと、自由度が高まります。
「朝はゆっくりしたい」といった従業員と、「早めに帰宅したい」といった従業員それぞれのニーズに応えられるため満足度の高い制度と言えます。
また、可能であれば「フルフレックス」といった制度もおすすめです。コアタイムを設けない制度であるため、従業員は早朝でも深夜でも好きなタイミングで働くことができます。自社でどこまで対応できるかを考えながら、制度の導入を検討してみてください。
企業におけるスマートワークの導入事例3選
NTTグループ
NTTグループでは、「新たな経営スタイルへの変革」として、スマートワーク（テレワーク）の導入を実践しています。テレワーク普及の原因となった新型コロナウイルスを始めとした、感染症脅威との共存やリモート・分散型社会の進展などの対応ができるよう労働環境を整備しました。
クラウドサービスの導入やガバナンスの充実化、情報セキュリティの体系化など、スマートワークに対応するために、さまざまな取り組みが推進されています。
もともとシステムやIT、AIなどの領域に強みのある企業であったため、スマートワークの実現のために新しい技術を取り入れることのハードルは高くなかったようです。とはいえ、近年は専門的な知識がなくても活用できるITシステムやAIツールは増えています。どの企業においても同社のような取り組みを目指せるため、参考になる事例といえるでしょう。
SoftBank
大手キャリア通信会社として知られている「SoftBank」では、独自の仕組みを取り入れたスマートワークを導入しています。
「スマートワークスタイルの推進」として、「Smart & Fun!」を掲げ、働き方の多様化を目指しています。従来の労働時間に捉われない「スーパーフレックスタイム制」を導入し、従業員自身が都合に合わせ、メリハリを付けた働き方ができるように整備しているのです。
また、従業員それぞれが自己成長の時間を確保できるよう、時間を創出するための取り組みも行われています。IT技術やAIツールを駆使して効率化・時短化を徹底し、従業員のワークライフバランスの徹底を目指しています。
近年はリカレント教育や、リスキリングなど、「大人が学ぶ」という姿勢が注目されているため、時間の創出に観点を置いたスマートワークの取り組みはニーズに合っているといえるでしょう。
リクルートスタッフィング
リクルートスタッフィングでは、限られた時間の中で最大の成果を出すことを目的とした、スマートワーク推進が行われています。独自の調査により「労働時間の長さと営業成績の良さは関連性がない」といった事実が明確になったことが理由の一つとして挙げられます。
具体的な取り組みとしては、労働時間の見直しを図り、営業担当者役員が全国の社員に浸透するよう自ら伝えて回ったそうです。
結果的に1日あたりの労働時間は3.3%削減し、1時間あたりの売り上げは4.6%も上昇したのです。これまで問題視されていた深夜労働も86%削減され、休日労働は68%の削減を実現しました。
労働時間を短縮しつつ、売り上げを向上させる成功例の一つです。
参考：「限られた時間の中で、最大の成果を」 スマートワーク推進で変わる働き方のルール
まとめ｜スマートワークは現代のニーズにマッチした働き方
この記事では、スマートワークの概要や、企業が導入するメリット、現状の課題、事例などについて幅広くご紹介しました。スマートワークは、今や珍しい働き方ではなくなり、広く認知されているワークスタイルです。
しかし、一方でスマートワークの導入が進んでいない企業も少なくありません。現在は、コワーキングスペースやサテライトオフィスなど、スマートワークを導入しやすい場所・サービスが充実しているため、大手企業はもちろんのこと、中小企業も検討しやすい時代です。
スマートワークを導入し、従業員がよりよい働き方を実現できるよう、さっそく導入を視野に入れて検討してみてはいかがでしょうか。
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